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Stammdatenimport

Der Stammdatenimport ist ein wichtiges Modul in LEADO, das die effiziente Verwaltung und Aktualisierung von Kernunternehmensdaten ermöglicht. Sie finden Zugang zu diesem Modul über das Administrationspanel, indem Sie auf das Import-Symbol im linken Seitenmenü klicken.

Umfang und Funktionsweise

Der Stammdatenimport umfasst drei wesentliche Objekte: User, Mitgliedschaften und Teams. Diese Daten bilden das Rückgrat der Organisationsstruktur in LEADO. Der Importprozess folgt dem Deltaverfahren, was bedeutet, dass nur neue, im System noch nicht vorhandene Objekte angelegt werden. Dies gewährleistet die Integrität bestehender Daten und verhindert unbeabsichtigte Duplikate.

Importvorgang

Der Importprozess gliedert sich in drei Hauptschritte:

1. Vorbereitung der Excel-Datei

Zunächst müssen Sie eine Excel-Datei mit den zu importierenden Daten vorbereiten. Diese Datei sollte alle erforderlichen Informationen in einem vordefinierten Format enthalten.

2. Excel-Import und Validierung

  1. Um den Import zu starten, klicken Sie auf den Button „Excel importieren“ rechts oben.
  2. In dem sich öffnenden Dialogfeld wählen per Checkbox „Vollimport“ zuerst aus, ob es sich um einen „Vollimport“ handelt. Beim Vollimport, werden die Objekte User, Teams und Mitgliedschaften (derselben Periode), die nicht im zu importierenden Excel-File vorkommen, beim Import deaktiviert.
  3. Wählen Sie danach hre vorbereitete Importdatei aus und klicken auf „Importieren“.
  4. Nach dem Upload erscheint in der Liste „Importierte Excel-Dateien“ ein neuer Eintrag. Bei erfolgreichem Import zeigt der Status „Validiert“ an, andernfalls „Fehler“. Detaillierte Informationen zum Importvorgang können Sie im Log einsehen, das über den Link „Log“ zugänglich ist.

3. Abschluss des Imports

Die importierten Daten werden nun in einer zweiten Liste unterhalb angezeigt. Sollte dies nicht der Fall sein, klicken Sie in der oberen Liste auf den Link „Details“. Überprüfen Sie sorgfältig die importierten Daten und schliessen Sie den Import durch Klicken auf den Button „Import abschliessen“ ab. Nach erfolgreichem Abschluss ändert sich der Status des Imports auf „Importiert“.

Format der Import-Datei

Die Import-Datei muss im Excel-Format vorliegen und folgende Spalten enthalten:

Feld Beschreibung Beipiel User Team Mitgliedschaft
PERIODE Gültigkeitsperiode bzw. -Jahr für Mitgliedschaft 2024 *
MA_NR Personalnummer, alphanumerisch, eindeutig m123 * *
MA_EMAIL E-Mail des Users, eindeutig peter.muster@innosoft.net *
MA_VORNAME Vorname Peter *
MA_NACHNAME Nachname Muster *
MA_FUNKTION Funktion des Users Assistent * (optional)
MA_SPRACHE Sprache des Users (DE,EN) DE *
TEAM_NR Teamnummer, alphanumerisch, eindeutig t123 *
TEAM_NAME Teamname Human Resources *
TEAM_ROLLE Rolle des Users innerhalb des Teams: Teamleiter oder Mitarbeitender Mitarbeitender *
KLASSEN Für Zuweisung von Rollenfeedbacks leader * (optional)
SUPERTEAM_NR Teamnummer des übergeordneten Teams, alphanumerisch t124 * (optional)

Jede Zeile in der Excel-Datei repräsentiert, je nach vorhandenen Daten (siehe Tabelle), einen zu importierenden User, eine Mitgliedschaft oder ein Team. Diese Struktur ermöglicht es, verschiedene Arten von Stammdaten in einem einzigen Importvorgang zu aktualisieren.

Der Stammdatenimport in LEADO bietet somit eine effiziente Möglichkeit, Ihre Organisationsdaten aktuell und konsistent zu halten. Durch den strukturierten Prozess und das Deltaverfahren wird sichergestellt, dass nur neue Informationen hinzugefügt werden, während bestehende Daten geschützt bleiben. Dies trägt zur Datenintegrität bei und erleichtert die Verwaltung komplexer Organisationsstrukturen.